INTERNAL CONTROL AS A MEANS OF IMPROVEMENT OF THE QUALITY OF THE ACTIVITY OF THE ADVERTISING AGENCY
Authors:
1.
Astrakhan State Technical University
Type:
Article
Pages:
from 100
to 106
Status:
Published
Received:
05.12.2014
Accepted:
25.12.2014
Published:
25.12.2014
Subject area:
VAC 08.00.05 Экономика и управление народным хозяйством
VAC 08.00.10 Финансы, денежное обращение и кредит
UDK 336.717
GRNTI 06.52 Экономическое развитие и рост. Прогнозир-ние и планирование экономики. Экономич. циклы и кризисы
GRNTI 06.61 Территориальная структура экономики. Региональная и городская экономика
GRNTI 06.81 Экономика и организация предприятия. Управление предприятием
GRNTI 65.01 Общие вопросы пищевой промышленности
GRNTI 82.01 Общие вопросы организации и управления
GRNTI 83.01 Общие вопросы статистики
VAC 08.00.10 Финансы, денежное обращение и кредит
UDK 336.717
GRNTI 06.52 Экономическое развитие и рост. Прогнозир-ние и планирование экономики. Экономич. циклы и кризисы
GRNTI 06.61 Территориальная структура экономики. Региональная и городская экономика
GRNTI 06.81 Экономика и организация предприятия. Управление предприятием
GRNTI 65.01 Общие вопросы пищевой промышленности
GRNTI 82.01 Общие вопросы организации и управления
GRNTI 83.01 Общие вопросы статистики
Language:
Russian
Keywords:
system of internal control, responsibility center, audit, administrative information, administrative decisions
Abstract (English):
The integrated approach to the organization of the system of internal control at the enterprise of the advertizing sphere providing consolidation of the results of the activity of all centers of responsibility at the enterprise in real time and creation of the uniform base of administrative information is offered. Thanks to the use of the new system, there will be a possibility of continuous control of the immediate set of various business processes of the advertizing agency. The effect is reached due to the introduction of an automation equipment and informatization of the processes of control and document flow, which allow the management in any moment to receive administrative information in real time and also to trace implementation of the earlier made decisions and tactical and strategic plans. The possibility of the detailed control in real time stimulates delegation of the powers and personification of the responsibility of the managing directors of the average link, regulating separate business processes. The combination of automation of control and personification of the responsibility help increase the quality of administrative activity.
The integrated approach to the organization of the system of internal control at the enterprise of the advertizing sphere providing consolidation of the results of the activity of all centers of responsibility at the enterprise in real time and creation of the uniform base of administrative information is offered. Thanks to the use of the new system, there will be a possibility of continuous control of the immediate set of various business processes of the advertizing agency. The effect is reached due to the introduction of an automation equipment and informatization of the processes of control and document flow, which allow the management in any moment to receive administrative information in real time and also to trace implementation of the earlier made decisions and tactical and strategic plans. The possibility of the detailed control in real time stimulates delegation of the powers and personification of the responsibility of the managing directors of the average link, regulating separate business processes. The combination of automation of control and personification of the responsibility help increase the quality of administrative activity.
Keywords:
system of internal control, responsibility center, audit, administrative information, administrative decisions
system of internal control, responsibility center, audit, administrative information, administrative decisions
Введение Для того чтобы организация успешно функционировала, постоянно повышался уровень рентабельности, сохранялись и приумножались ее активы, необходим отлаженный механизм управления, самым важным инструментом которого является внутренний контроль. Внутренний контроль представляет собой процесс, который осуществляется органом управления организации или другими сотрудниками организации. В условиях рыночной экономики виды контроля достаточно разнообразны и связаны с развитием не только государственных, но и негосударственных его видов. В сложившейся системе финансового контроля четко выделяется ряд направлений, нуждающихся в существенных изменениях, а именно: развитие форм не только последующего, но и превентивного, текущего контроля; обеспечение методической взаимосвязи аудиторского, внутрихозяйственного и общественного контроля; приведение к единообразию методик проверки, которые получили преимущественную разработку для коммерческих организаций и не учитывают хозяйственные операции, совершаемые бюджетными учреждениями [1]. Ведение обязательного внутреннего контроля поможет собственникам компании принимать правильные решения в будущем для развития своего бизнеса. Проблемы организации системы внутреннего контроля на предприятиях, работающих в рекламной сфере Самой распространенной причиной принятия неверных управленческих решений является управленческая информация недостаточная или искаженная, вследствие несвоевременности сбора данных или их недобросовестного анализа подчиненными. Предпосылки невольного или умышленного искажения информации кроются в самой традиционной ретроспективной системе организации внутреннего контроля на предприятии. В настоящее время традиционная организация системы внутреннего контроля предполагает: 1. Понимание стандарта как свода (нормативные акты и внутренний регламент). 2. Основные данные для контроля (бухгалтерский баланс и отчетность предприятия). 3. Большой период между точками контроля всех систем предприятия либо учащение контроля за счет поэтапной проверки отдельных систем. 4. Акты проверок внутреннего контроля (отчеты о проделанной работе и выявленных в истекший период нарушениях в различных подразделениях). Контроль выполняет карательную функцию, и сотрудники не заинтересованы в выявлении проблем. 5. «Краткий отчет» для руководства с перечнем наиболее серьезных нарушений, который является целью внутреннего контроля. 6. Нерегулярность контроля исполнения планов и распоряжений. Таким образом, система контроля, которая должна обеспечивать создание необходимых предпосылок для повышения вероятности выполнения стратегических планов, состоит из политики, бюджетирования, инструкций и правил учета и отчетности [2]. Основные проблемы функционирования системы внутреннего контроля Первой и самой главной проблемой функционирования данной модели на предприятиях рекламной сферы является ориентированность контроля на данные бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет - это отражение уже совершённых операций, а значит, он не может в полном объеме отразить текущие проблемы, на которые необходимо обратить внимание. Опираясь на данные прошлых периодов, можно получить представления о сезонности продаж, но не о конкурентах и степени клиентоориентированности. Такая система контроля затрудняет своевременную реакцию на изменение законодательства в области рекламы, тенденции рекламного рынка и динамику экономической ситуации в стране. Второй проблемой является незаинтересованность сотрудников в результатах контроля. За выявлением нарушений следует наказание. Сотрудникам выгоднее сокрытие проблем, нежели их обнаружение и решение. Третья проблема - отсутствие оперативного контроля. Поскольку система контроля вынесена в отдельное подразделение, данная функция не осуществляется внутри подразделений, что в рекламном бизнесе приводит к несостыковкам в деятельности разных подразделений. Например, макет наружной рекламы не соответствует параметрам типографии, но из-за отсутствия контроля на выходе из отдела дизайна в типографском отделе он все же напечатан, что приводит к проблемам установки и необходимости дополнительных затрат на исправление брака. Стандартная система контроля не в состоянии выявить причины денежных потерь, она фиксирует факт их наличия и противоречивые показания отделов в отношении виновника проблемы. Четвертая проблема - прерывность контроля. Между контрольными точками для руководства недостаточно управленческой информации, и это затрудняет процесс краткосрочного планирования. Очевидно, что сложившаяся в рекламных предприятиях система внутреннего контроля требует расширения и перераспределения функций. Направления решения проблем организации системы внутреннего контроля в рекламном агентстве Решение данных проблем лежит в двух областях: информационной и организационной. Информатизация системы контроля и документооборота позволит обеспечить непрерывность и оперативность контроля. Программа автоматизации деятельности служб «AuditModern» обеспечивает сохранность систематизации и своевременное обновление архивов, документов и регистров предприятия, позволяя открывать доступ к ним в любой момент времени. Программа стандартизирует порядок проведения и оформления результатов планерок, заседаний, производственных совещаний, переписки с клиентами и партнерами; облегчает отслеживание выполнения приказов, предписаний и распоряжений, производственных документов (смет, макетов, чертежей); гарантирует соблюдение предписанных учетных принципов и требований федеральных законов и иных правовых актов РФ и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций. Вышеперечисленные возможности программы позволяют руководству рекламного агентства получить доступ к надежной и актуальной информации для принятия наиболее эффективных и своевременных управленческих решений. Повысить качество управления можно путем реорганизации управленческой и коммуникативной структуры рекламного агентства. Создание и внедрение на предприятии отдела внутреннего контроля, в обязанности которого входит контроль за центрами ответственности по каждому из бизнес-процессов агентства, в свою очередь облегчат обеспечение эффективности хозяйственной деятельности с целью предотвращения непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности и неэффективного использования всех прочих ресурсов. Внедрение подобной системы требует совершенствования методов и приемов аттестации и аудита на предприятии. Таким образом, предложенная комплексная система внутреннего контроля и аудита для предприятия рекламной сферы позволит решить проблемы оперативного контроля и сокрытия текущих проблем за счет работы центров ответственности. Наличие в системе отдела контроля и аудита позволит отслеживать влияние деятельности каждого подразделения на экономические и управленческие результаты рекламной организации, а также формировать отчеты, содержащие управленческую информацию, необходимую для стратегического планирования. Построение интеграционной системы внутреннего контроля в рекламном агентстве Результаты проведенных исследований говорят об эффективности расширения зоны системы внутреннего контроля. Такое расширение требует одновременной децентрализации и интеграции систем контроля отдельных подразделений. В рамках новой системы стандарт понимается как приемлемость уровня риска, обеспеченного системой внутреннего контроля (в том числе риска несоответствия законодательству). Контроль непрерывно осуществляется в каждом подразделении: - по каждому выявленному факту проводится анализ уязвимости системы контроля, руководство информируется в режиме реального времени (прилагаются перечень фактов, оценка рисков и рекомендации внутреннего контроля); - факты и выводы подтверждаются количественными показателями, план действий предоставляет подразделение, заинтересованное в уменьшении риска; - внутренний контроль готовит итоговый отчет с ключевыми проблемами, оценивает адекватность предложенных действий и выпускает согласованное с зампредами распоряжение с планом действий; - предполагается ежемесячный контроль выполнения плана действий; - вся информация доступна руководству в режиме реального времени. Экспериментальные данные показали, что для обеспечения контроля за хозяйственной деятельностью рекламного предприятия наиболее эффективным инструментом децентрализации контроля оказался центр ответственности, обеспечивающий за контроль над определенным участком деятельности. Предлагаемая схема организации внутреннего контроля на предприятиях рекламной сферы представлена на рис. 1. Рис. 1. Модель оптимальной структуры системы внутреннего контроля и аудита рекламной фирмы Функция отдела внутреннего контроля сводится к отслеживанию выполнения центрами ответственности правил внутреннего контроля и проведению плановых проверок отчетности. Функция интеграции реализуется за счет средств информатизации процессов контроля и документооборота. Платформа «AuditModern» позволяет отслеживать результаты контроля, предложения и планы в реальном времени, а также оперативно принимать, документировать и доводить до сведения исполнителей управленческие решения. Информационную базу решений обеспечивают взаимодополняемые блоки от различных центров ответственности. Оптимальная для исследованной фирмы конфигурация центров ответственности представлена в таблице. Примерные центры ответственности в рекламном агентстве Должностное лицо Центр ответственности Статьи движения денежных средств Сфера деятельности Примечание Главный бухгалтер Центр учета доходов от рекламной деятельности Бюджет объема продаж, составленный с учетом всех возможных отклонений Отвечает за продажу рекламных мест. Эффективность работы определяется увеличением объема продаж и доходов компании, а также осуществлением контроля над себестоимостью продаж Руководители отвечают за достижение нефинансовых целей (обеспечение конкурентоспособности, клиентоориентированности, изучение возможностей и пожеланий клиента Бухгалтер Центр учета иных доходов Бюджет доходов, полученных от иных видов деятельности Организуется в случае получения доходов, отличных от основного вида деятельности Руководитель обязан грамотно обосновать целесообразность данного вида деятельности Бухгалтер Центр учета маржинального дохода Бюджет формирования себестоимости Отвечает за формирование себестоимости рекламных продуктов, т. е. рассчитывает маржу, строго контролируя прямые расходы Руководитель может не только контролировать управленческий учет, но и планировать и прогнозировать его Бухгалтер Центр учета расходов (самый важный центр) Бюджет формирования прямых и косвенных расходов Отвечает за минимизацию этих затрат. Деятельность оценивается сопоставлением плановых и фактических затрат Руководитель устанавливает оптимальное соотношение плановых затрат к объему продаж Менеджер Центр ответственности производства Бюджет формирования расходов на единицу рекламной поверхности и сопоставление расходов с количеством проданных рекламных поверхностей Формируется при больших объемах или широком ассортименте Выделена в отдельный центр ответственности, т. к. нуждается в тщательном контроле Менеджер Центр налогового учета Бюджет налоговых платежей и отчислений Эффективность работы определяется оптимизацией налогообложения и соответственно увеличением доходов компании, а также осуществлением контроля над затратами, связанных с реализацией рекламных мест Является составляющей структурного подразделения, ответственного за продажу рекламных мест Менеджер Центр кадрового учета Оплата труда, затраты на поиск, привлечение и переподготовку сотрудников Кадровая политика. Учитываются необходимое число кадров и компетентность, честность, грамотность, потенциал - Менеджер Центр инвестиций Капитальные вложения Эффективность использования капитальных вложений Руководитель несет ответственность за затраты и результаты инвестиционного процесса Персонализация и сегментация контроля позволяют увеличить качество и оперативность управленческой информации. Динамизм и гибкость позволяют центрам ответственности не терять связи и необходимые контрольные воздействия на объекты различной степени сложности. Таким образом, организационная упорядоченность центров ответственности, с одной стороны, придает внутреннему контролю организации системность, с другой - создает условия для проявления взаимосвязи и взаимодействия их контрольных функций [3]. Разнообразие и организационная упорядоченность центров ответственности делают возможным одновременный контроль за принципиально разными процессами. В отчетах центров сопоставляются запланированные и фактические данные, что позволяет руководству отслеживать выполнение планов и выявлять уязвимые места в деятельности рекламной организации. Отчеты позволяют оценить результаты деятельности отдельных центров ответственности и рекламной организации в целом. Таким образом, система внутреннего контроля, основанная на принципах комплексного сочетания планирования, учета, контроля и анализа деятельности рекламной агентства, повышает управляемость и адаптивность организации к изменениям внутренней и внешней среды. Осуществление внутреннего контроля в рекламных агентствах с интеграционной системой Второе направление системы внутреннего контроля не менее важно. Это связано с необходимостью осуществления контроля над качеством деятельности и информационными потоками, с этой целью отделом внутреннего контроля осуществляется внутренний аудит. Необходимость организации в рекламном агентстве данного процесса обусловлена многолетними наблюдениями за деятельностью руководителей предприятий. Очень часто данные внутреннего учета искажаются или неверно трактуются, чтобы реализовать управленческое решение, сулящее сиюминутные выгоды. Для устранения данного возможного нарушения в сфере управления организацией необходимо создать вместо привычной ревизионной комиссии внутреннего аудита отдельное подразделение, ведущее непрерывный контроль за соблюдением законных имущественных интересов собственников предприятия. Предлагаемый состав и структура отдела внутреннего контроля для крупного рекламного агентства. 1. Руководитель отдела. На эту должность желательно назначать высококвалифицированного специалиста с высшим экономическим образованием, опытом руководящей, бухгалтерской работы, прошедшего аттестацию на квалификацию профессионального аудитора или профессионального бухгалтера. 2. Специалист по камеральным и документальным проверкам отчетности. 3. Специалист по финансовому анализу. Мониторинг данными специалистами элементов системы внутреннего контроля (деятельности центров ответственности) превращает внутренний аудит в инструмент обратной связи процесса управления. Он является мощным стимулом саморазвития и повышения конкурентоспособности предприятия за счет создания системы, обеспечивающей постоянную оптимизацию деятельности и оперативную гибкую реакцию на изменение внешней и внутренней среды. Предлагаемый метод проведения управленческо-финансового аудита фирм рекламной сферы охватывает наиболее значимые аспекты их деятельности. Отдел поддерживает постоянную связь с основными центрами ответственности, отслеживая соответствие их методов контроля и реализации решений принятых на фирме регламентов. Таким образом, отдел аудита осуществляет не столько сам контроль, сколько процесс качества контроля и аккумулирует данные разных центров ответственности в единый отчет для руководства, что позволяет повысить точность прогноза. На рис. 2 представлена схема основных направлений проведения внутреннего управленческо-финансового аудита рекламной организации. Рис. 2. Направления проведения внутреннего управленческо-финансового аудита рекламной организации Отдел выполняет функцию анализа эффективности межотраслевых связей, оценивает конечный результат деятельности и предоставляет руководству рекламной организации управленческую информацию для стратегического планирования. Заключение Таким образом, предложенная комплексная система внутреннего контроля и аудита на предприятиях рекламной сферы позволит решить проблемы оперативного контроля и сокрытия текущих проблем за счет работы центров ответственности. Наличие в системе отдела контроля и аудита позволит отслеживать влияние деятельности каждого подразделения на экономические и управленческие результаты рекламной организации, а также формировать отчеты, содержащие управленческую информацию, необходимую для стратегического планирования. Наличие средств автоматизации и информатизации процессов контроля и документооборота позволит руководству получать управленческую информацию в режиме реального времени, а также отслеживать реализацию принятых решений тактических и стратегических планов. Разработанная и модифицированная методика позволит персонифицировать ответственность руководителей отдельных центров ответственности и повысить эффективность управления организацией в целом. Внедрение системы контроля позволит обеспечить руководство оперативной информацией для принятия своевременных и качественных управленческих решений. Благодаря внедрению новой системы появится возможность непрерывного контроля сразу множества различных бизнес-процессов рекламной организации. Следует отметить, что организация приемлемой системы внутреннего контроля позволит снизить издержки на внешний (независимый) аудит, сделать более точным планирование бюджета и снизить затраты на брак.
1. Kashirskaya L. V. Standartizaciya ekspertnoy deyatel'nosti / L. V. Kashirskaya // Nalogi i finansovoe pravo. 2011. № 10. S. 143-150.
2. Bychkova S. M. Audit: situacii, primery, testy: ucheb. posobie / S. M. Bychkova, N. N. Karzaev. M.: YuNITI, 2000. 188 s.
3. Labyncev N. T. Audit: teoriya i praktika: ucheb. posobie / N. T. Labyncev, O. V. Kovaleva. M.: Prior, 2000. 204 s.
